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对民办高校系教学秘书工作的思考
　　摘 要：笔者从民办高校这个特殊群体出发，探讨了独立设置的实行二级管理的民办高校系教学秘书工作的特点和职责:系教学秘书是系主任的参谋助手，协助系主任搞好教学组织工作；系教学秘书是全系对外交流、协调关系的桥梁；系教学秘书必须做好教学行政及学籍管理、教学质量管理工作以及信息、档案管理与保密工作以及其他工作。笔者从民办高校的办学、教学和管理的特点,系教学秘书在全系与全院中的地位以及所充当的角色,不断学习和创新等几方面对如何做好一个民办高校的系教学秘书进行了思考。

　　关键词：民办高校 秘书工作

　　普通高等教育在社会主义市场经济条件下应趋向社会化和大众化。在新时期新的形势下，民办高校应运而生。民办高校的教育亦属于全日制普通高等教育，其教学与管理和公办高校一样，当民办高校发展到一定规模时，必须实行二级管理，在这种情况下，为了教学和管理工作更好地开展，民办高校各系一般均配备教学秘书。

　　作为民办高校系教学秘书应具备哪些特点，有哪些工作职责呢？总的来讲，民办高校系教学秘书必须具备一般秘书应该具备的特点和职能以外，同时也必须符合民办高校教学管理工作的特点。具体来讲笔者认为有以下几个方面：

　　首先，秘书工作具有协助管理的职能,系教学秘书是系主任的参谋助手，协助系主任搞好教学组织工作。

　　秘书部门是党、政、军、群机关和企事业单位的综合性办事机构，协助领导加强对机关、单位的管理是它日常工作的主要内容也是它的重要职能。秘书和秘书部门协助领导加强管理，指的不是一般的管理，

　　而是指的机关管理。任何机关、单位都需要处理大量事务，秘书部门作为机关、单位公务活动的总枢纽，担负着协助领导进行指挥加强管理，推动机关、单位和所管辖部门工作的正常开展的重任。系教学秘书协调管理的职能主要体现在协助系主任搞好教学组织和教学管理工作.

　　民办高校办学体制灵活，人员流动量大，教师聘用制度灵活，作为一个独立设置的实行二级管理的民办高校，院校中的系级单位对本系的专业设置、教学计划、教学管理、学生管理等方面有一定的独立自主权。而这些工作都是系主任应该做的，此时，教学秘书在其中的作用十分重要。教学秘书必须协助系主任根据本系个专业教学计划以及学校下达的教学指令，拟定本系教学计划实施方案，并就可能出现的专业教学计划的调整情况写出书面报告经系主任同意报教务处审批。教学秘书还必须抄发各教学班课表及任课老师的任课表，负责本系日常有关调课事宜，并报教务处备案。发放并收取本系各课程教学进度表，发放学生名单、成绩记载册给各班班主任，发放考试安排表，协助系主任检查考场纪律及监考情况。

　　其次，协调关系是秘书工作的一项重要职能和长期任务,系教学秘书是全系对外交流、协调关系的桥梁。

　　秘书是一个机关、单位承上启下、沟左通右、关内联外的枢纽位置。秘书工作具有协调关系的职能。协调是领导工作的重要组成部分，也是有效进行管理的重要手段。而在实际工作中，领导者不可能事无

　　巨细地去过问，大量的协调工作由秘书和秘书部门去完成的。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高机关、单位的工作效能。

　　系教学秘书是沟通本系与教务处的桥梁。由于民办高校外聘教师较多，所以教学秘书必须与外聘老师进行沟通，及时把教务处的要求、老师对学生的要求、学生对老师上课的建议和看法等及时传达给外聘教师，以便教学工作的顺利进行。系教学秘书还是协调本系与其他各系、行政部门关系的桥梁，系与系以及与其他行政部门之间具有相对的独立性,但不是孤立的,各部门之间相互联系,在实际工作中必须要处理好各方面的关系;同时还必须做好系领导与学生之间的交流活动，定期召开学生座谈会或和学生个别交流，及时了解学生的心理动态，及时把学校和系的要求传达给学生，把相关信息反馈给系领导，以便更好地开展工作。

　　第三，系教学秘书必须做好教学行政及学籍管理工作。

　　系教学秘书必须按照规定办理本系学生的休学、退学、复学、转学手续，并将材料归档；协助系主任做好学生入学注册、离校工作，并及时向教务处上报学生人数流动情况；每学期期末及时将本学期所开课程及其他教学环节的学生成绩输入电脑并及时向教务处报盘；在期末考试结束后汇总本系各班补考课程，做好记载并报教务处，补考结束后做好补考成绩登记工作及时报教务处。对于冲修课程的安排，教学秘书要协助系主任做好重修课程的管理和组织工作；协助系主任

　　做好毕业班学生成绩的核查上报工作，做好各类校外考试以及选修课程的报名工作，整理名单按教务处要求上报。

　　第四，系教学秘书还必须做好教学质量管理工作。

　　教学质量关系到人才培养质量，是民办高校立于不败之地的灵魂。教学秘书应该配合系主任经常关心本系各专业的课程教学质量，检查教师教学进度表的实施情况，教师的教学情况；协助系主任组织召开有关学生座谈会，了解学生学习中的问题及意见，及时向系领导汇报；协助系主任做好期中教学检查及有关总结工作。每学期期末教学秘书根据教务处教材工作的有关规定，在系主任的领导下，依据下学期教学方案落实本系下学期各专业所需要征订的教材和要印刷的讲义资料等；新学期开始时，协助辅导员尽快并准确无误把教材发到学生手中；正常上课后协助教务处做好本系教材的结欠等工作。

　　第五，系教学秘书还必须做好信息、档案管理与保守秘密的职能以及其他工作。

　　信息、材料、能源成为当今社会科技进步和经济发展的三大支柱。信息无处不有，无处不用，在人们的社会生活中，一刻也离不开信息。信息是领导决策的依据，从某种意义上说，秘书工作的全部内涵就是接受信息、加工信息、沟通信息、贮存信息、反馈信息、利用信息。因此准确地向领导提供信息，成为秘书工作的重要职能之一。

　　教学秘书应及时做好有关教学方面的报表填写，文件的收发、传递；做好教学资料以及本系文件的整理、归档工作，以便日后查用。

　　在做好信息与档案工作的同时还必须注意保守秘密。保守秘密关

　　系到党和国家的根本利益，关系到国家安全和社会主义现代化建设的顺利进行。保守秘密具有普遍性，是每个公民义不容辞的责任，而处于枢纽地位的秘书和秘书部门保密则显得尤其必要和重要，它不仅是秘书工作的重要职能，而且还是秘书工作的重要原则和纪律之一。作为一名称职的秘书必须强化保密意识，明确新时期保密工作的方针和特点，遵守保密纪律、执行保密制度、切实做好保密工作。高校的系教学秘书,其保密工作涉及学生的成绩、学校的人事管理、学校一些文件、学生对教师的意见以及系内部的各种会议内容的保密等。

　　除此以外，教学秘书还必须完成系领导交办的其他工作。

　　在民办高校中，教学秘书及其工作如此重要，那么如何做好一个民办高校的系教学秘书呢？笔者认为有以下几个方面：

　　第一， 熟悉民办高校的办学、教学和管理的特点。

　　民办高校属于社会力量办学，办学机制灵活，自负盈亏实行优胜劣汰的市场法则。民办高校的教学方式也灵活多样，可以根据市场对人才的需求自主确定专业以及课程的设置。民办高校的教师、学生和公办高校的教师、学生享有同等待遇。但是民办高校招收的学生基础等各方面较公办高校要稍逊些，所以民办高校必须加强学生的管理，使学生把更多的精力用于学习，以缩小与公办高校学生的差距。同时,民办高校要吸取公办高校的有效办学经验,充分利用民办高校的优势和资源更好地为民办教育服务。作为一个系教学秘书必须了解这些方面的信息，认真学习《民办教育促进法》，以便更好地开展工作，也

　　只有这样才能有针对地安排和开展工作使本系的工作达到一种很好的效果。

　　第二，充分认识系教学秘书在全系与全院中的地位，树立确当的角色意识。

　　角色意识，是人对自身在种种社会关系中的地位、作用、权利、责任和社会形象的自我认知。系教学秘书对自己在院、系中的承担的角色认识是否确当，直接影响着其参谋助手作用能否很好地发挥。教学秘书在工作时要保持“忠实、服从”的角色意识，不能自作主张，

　　不能擅权越位，但是在工作中要为领导提供信息、提建议、出主意，保持“参与、进取”的角色意识，切实发挥其参谋助手作用。还有，本系与其他二级单位之间是一种平行关系，不存在领导与被领导的关系，系教学秘书应保持“平等、互助”的角色意识，做好本职工作，主动支持其他部门的工作，但是切忌插手、干预其他部门职权范围内的工作和活动。所以教学秘书要树立确当的角色意识，不要以为秘书就低人一等,只有树立了确当的角色意识才能更好的工作。

　　第三， 加强政治、经济理论的学习。

　　政治是经济的集中表现，秘书工作具有很强的政治性、政策性，这就要求要加强政治修养，具有较高的政治水平，不断学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论以及“三个代表”重要思想。在学习政治理论的同时还要加强经济理论学习，不仅学习社会主义市场经济理论，同时还要加强对西方经济理论的学习，批判地吸收其有用成分，为建

　　设有中国特色的社会主义事业服务。

　　第四，要努力向领导的经验和智慧学习，向群众的优秀品质学 习，向一切社会生活学习。

　　高校系、教务处以及院级领导都是某些专业领域的专家教授，他们在各自的专业领域均有所建树,作为系教学秘书要努力向领导学习,学习领导的经验和智慧。

　　除了向领导的经验和智慧学习以外，还要向群众的优秀品质学 习，向一切社会生活学习。因为只要是美好的东西必定包含着一种美好的文化，它同样会起到陶冶性情，提高品味的作用，与读书学习有异曲同工之妙。丰富多彩的生活本身就是一本伟大的教科书，让我们读之不尽，用之不竭。

　　第五，系教学秘书要加强自身的修养。

　　1、加强专业理论的学习，提高业务理论修养。

　　由于社会分工不同，人们从事各不相同的职业，为胜任本职工作

　　需要，在不同岗位工作的人们都必须有相应的专业技能，秘书作为一种职业，为搞好秘书工作必须加强专业理论的学习。具有较高的业务理论修养。秘书业务理论一般包括两个方面： 一是有关秘书学的基本原理和基础知识。包括秘书的职能、 秘书的基本素养、秘书的职能环境、秘书的心理等方面的知识;二是有关秘书实务的知识和实际操作方法、技巧等。主要包括文书处理、公文的撰写、会务工作、信访工作、督查工作、公关工作、事务管理、办公自动化等内容。这些

　　构成了秘书专业领域完整的业务理论和知识体系。

　　2、加强专业理论的学习，提高业务理论修养的同时还必须加强

　　自身政治修养，道德修养，智能修养。加强自身修养的同时还必须学习教育学理论、教育管理理论以及本系各专业相关知识等。这是由教学秘书的地位和特殊的工作环境所决定的，也只有加强各方面的修养，系教学秘书才能适应学校的教育事业，也只有这样教学秘书才能胜任其本职工作。

　　第六，要有创新精神。

　　所谓创新，就是主体综合各方面的信息，形成特定目标，进而产生有社会价值的新成果的过程。秘书创新是指秘书人员创造性地贯彻为领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。当今社会是一个创新为特征的激烈竞争的时代，这样的时代背景下，秘书具有较强的创新精神和创新能力，那种因循守旧、只会逢迎领导的人，将在新世纪秘书队伍中失去立足之地。民办高校的系教学秘书必须认真学习《民办教育促进法》,学习先进的科技创造成果,同时还必须加强教学研究,拓展自己的专业领域,使自己在某一专业领域有所建树。

　　笔者是秘书专业毕业，现在在南京钟山学院新闻系从事教学秘书工作，对于秘书工作、秘书文化等，学了一些专业知识，在不断的工作和学习的过程中，笔者对民办高校系教学秘书及秘书工作有了一定的认识和体会，笔者认为要做好系教学秘书首先要了解系教学秘书的工作的特点和职责，了解民办高校教学管理的特点，在不断的学习、实践与创新的过程中取得更大的进步，以适应新形势下民办高校系教学秘书工作。

　　在写这篇论文的时候得到了钟山学院教务处黄月琼处长(教授)的指导，在此表示衷心的感谢。

　　参考文献：

　　《民办教育促进法》

　　杜鹃主编《秘书与秘书工作》高等教育出版社2001版

　　欧阳周主编《现代秘书学——原理与实务》中南大学出版社2000版

　　李明伦主编《秘书辅佐方略》书海出版社2001版

　　李利民主编《文秘训练》武汉大学出版社2003版

　　范立荣主编《秘书国家职业资格培训教程》海潮出版社2003版

　　http://www.wg365.com.cn/list/level2/level7/list_31_2.html